איך מונעים רמאות או גניבה על ידי אחד מעובדי הארגון עצמו?
עסקים קטנים ובינוניים רגישים במיוחד להונאות, רמאויות וגניבות פנים ארגוניות ובהעדר מנגוני ביקורת פנים מוסדיים ונהלים מוסדרים לבקרה פנים ארגונית המוטמעת בדי.נ.אי הארגוני וכפי שקיים בתאגידים עסקיים גדולים ובמגזר הציבורי. לכן, חשיבות המודעות לאפשרות של מעילה וגניבה פנים ארגונית גדולה יותר דווקא עבור בעל העסק הקטן והבינוני ובפרט נוכח הנזק שיכול להגרם ואף להביא לידי חדלות פרעון פיננסית וסגירת העסק.
שהרי, מעילה קטנה בעסק קטן - יכול להביא לאובדן לקוחות, ניתוק קשר עם ספקים, אובדן מוניטין ועד כדי סגירת העסק. עם זאת, גם בעל העסק הקטן יכול להקפיד על כמה כללי אצבע וכמה שינויים פנים ארגונים בתהליכים ובנהלים ובכך להגביר במידה רבה את יכולת הפיקוח וכתוצאה להביא להקטנה משמעותית בתמריץ של העובדים למעול ובפועל להביא כמעט לידי העלמות מוחלטת של התופעה.
מיכה אבני, מפרסם באתר כלכליסט מדריך ממצה של הצעדים שנדרש לקחת והנה הם:
- יישמו בקרה פנימית ארגונית הכוללת נהלים וכלים למניעת מעילות.
- בעל העסק חייב להיות במוקד תהליכי הבקרה הפנימיים - יוזם, מעודכן, מבקר.
- אתרו וזהו את הפעילויות הרגישות ובעלות הסיכון הגבוה למעילה בעסק שלכם.
- בזרו סמכויות ותפקידים ומנעו ריכוז "כוח" בידי עובד בודד.
- ביקורות פתע - אל תשמרו על שגרת ביקורת.
- הפכו את הדיווח על אי-סדרים, תקלות ומעילות למשתלמת למדווח.
- מדרו את הנגישות למערכות החשבונאיות בארגון ובזרו את הגישה אליהן.
- תיעוד - הקפידו לנהל יומני פעולות, דיווחים ופעולות לעסקאות, רישום חשבונאי, ניהול מלאי, הזמנות וספקים, העברות כספיות ועוד.
- גבשו נהלים ויישמו תהליכי סינון קפדניים יותר לעובדים חדשים.
- שתפו מידע עם בעלי עסקים אחרים והחליפו עצות וטיפים.
- הפכו אתם לבעל "זכות החתימה האחרון" בשרשרת הכספים העסקית שלכם.
המאמר התפרסם באתר כלכליסט.
