מי הם הספקים המובילים בעולם, בתחום שירותי מפגש (שיחות וידאו, ועידה, שיתוף, צוותים ועוד)?
דו"ח גרטנר העולמית קובע כי חברות Cisco, Microsoft ו-Zoom הן מובילות עולמיות בתחום זה וחברות כמו Google, BlueJeans ו-LogMeIn מהוות פונציאל להצטרף אליהן. זאת, בהתבסס על היכולת שלהן לשפר ולהתאים את עצמן למציאות המשתנה במהירות והגידול המשמעותי בצריכת שירותים והפיכת 'חללי עבודה וירטואלים' לכלי זמין, נגיש וזול יחסית.
חללי עבודה וירטואלים, תחליף למשרד הפיזי
במציאות של עבודה-מרחוק והמהבית, שתאגידים וארגונים רבים מאמצים כתפיסה ארוכת טווח ולא רק כפתרון זמני לתקופת קורונה, פתרונות "מפגש" (Meet Solutions) מהווים רכיב חיוני ומרכזי ביכולת התפקוד השוטף של הארגון. כדי לאפשר לתהליכי הארגונים להתקיים, וכאשר הם משלבים אפיקי תקשורת, עבודה מושתפת, תוכן ושיתוף תוכן, לוחות זמנים, אבני דרך וניהול משימות וכל אלו לארגון בכלל ועבור תחומי פעילות מוגדרים (נישה) ובעלי צרכים יחודיים.
בפועל, מערכות "מפגש"(Meeting Solutions) מאפשרות "חלל עבודה" וירטואלי (Virtual Work Space) המדמה את המשרד הפיזי ועל כלל השירותים שהוא מספק לעובד.
בהתאם לכך, גרטנר צופה גידול שנתי של 11% בהוצאה בתחום וכאשר עד 2024, רק כ-25% מהמפגשים יתקיימו במרחב הפיזי והיתר במערכות ועידה ושיתוף ולעומת כ-60% בשנת 2020. כיום, כ-74% מהחברות מדווחת על כוונה לבצע מעבר כמעט מלא למרחב הוירטואלי וכאשר גרטנר חוזה כי בשנת 2023, מעל 50% מהמערכות יהיו מבוססות סביבת חלונות או אנדרואיד ולא קודקסים (Codex) ייעודים כיום (דו"ח גרטנר 2020).
גרטנר גם מסבירה כי האימוץ המהיר והמקיף של מערכות כאלו, מחלחל במהירות מהמגזר העסקי לציבורי, שלישי ותחומי חיים נוספים כמו דת, תרבות ועוד.
פתרונות "מפגש" - Meet Solutions
פתרונות מפגש, נועדו להבטיח המשכיות עסקית בתפקוד השוטף של הארגון ולסייע לשמר את היעילות והפוריות הנדרשות מהעובדים ולמרות שמשאבים רבים לא זמינים כפי שהיו במרחב הפיזי (חדרי ישיבות, מערכות מידע, מפגשי 'מסדרון' ועוד).
המערכות צריכות לאפשר, לא רק את המימד השירותי-הטכני, אלא גם את מימד שיתוף הפעולה ועבודה בצוותים משימתיים אד-הוק ואת היכולת לשתף תוכן ומסמכים ותוך תהליך תיוג ותיעוד גרסאות להמשכיות. בנוסף המערכות צריכות לאפשר יישום של שירותי נישה כמו הדרכות וקורסים, מצגות והרצאות, עבודת צוות ייחודית, ישיבות מרובות משתתפים הכוללות הצבעה (ועדים, מועצות), דיונים משפטיים (בתי דין, גישור וכו'), מערכת החינוך, מערכת הבנקאות ועוד.
מסיבה זו, ספקי נישה מתמחים פורחים גם הם ואפשר למצוא חברות כמו Adobe (תחום הלימודים), Avaya (שירותי UCaaS ועוד), Quanshi, Kaltura (מפגשי קהילה), TrueConf ואחרות.
יתרונות מערכות עבודה-מרחוק ושיתוף פעולה הם:
- ביטול הריחוק וחסמים גיאוגרפים בתוך הארגון, מול הלקוח ועם הקהילה.
- 'לוחות לבנים' המאפשרים הגברת מעורבות העובדים מרחוק ולכידות הצוות.
- הפחתת עלויות ובפרט הוצאות נסיעה.
- תמיכה באפשרות עבודה מלאה, או חלקית, מהבית.
- הדרכה ותרגול במספר אתרים מרוחקים.
- הפקת אירועים תאגידיים, מחלקתיים או קהילתיים.
- אוטומציה בהקלטה ותיעוד ישיבות ומפגשים, יצירת משימות וקבלת החלטת.
- הבטחת המשכיות עסקית וארגונית, בתקופה בה יש קושי לקיים מפגש פיזי.
בהתאם לעליה המשמעותית בביקוש לשירותים, ספקי השירות המובילים כמו מיקרוסופט (עם סביבת 365 ההוליסטית שלה - למדו על יתרונות העברת העסק שלכם לסביבת 365), זום וסיסקו ואחרות בתחומי הנישה כמו אדובי הרחיבו את סל הפתרונות שלהן והתאימו עצמן לשוק משתנה בקצב מהיר.
- שיפור בממשקים לטובת חווית UX מיטבית ואינטגרציה טובה יותר עם מערכות הישיבות הקיימות.
- הבלטה והדגשת בקרי ניהול, לטובת שיפור רמת אבטחה (כניסה בלתי מורשית, שיתוף תוכן אסור וכו').
- כלים א-סינכרונים כמו הודעות, תוכן, תזמון, משימות, הקלטות) וסינכרוניים (וידאו, אודיו, שיתוף מסכים) לשיפור חווית השיתוף.
- הבטחת אחידות במגוון יחידות קצה הקיים בשוק (מצלמות, מחשבים ניידים ושולחניים, דפדפנים וכו').
- מערכות תרגום ותמלול ליישומים הדרכות, וובינרים, מפגשי קהילה ועוד.
- בינה מלאכותית (AI) המשפרת חווית המפגש (חיבור, שיתוף, ייצוב תמונה\קול ועוד).
- מיטוב (אופטימיזציה \ CDN) תקשורת הנתונים בתווכים שונים (VPN, Broadcast).
- כלי ניהול ודיווח מתקדמים לניטור שימושים ותפעול שוטף.
- שילוב אל תוך מערכות ארגוניות קיימות (UCC: Unified Communications and Collaboratio) בענן ועוד.
- תמחור גמיש ומתאים למשתמש הפרטי, העסקי, התאגידי והממשלתי.
